Grafik zajęć grupowych bez ręcznej pracy co tydzień

Skąd się bierze ta cotygodniowa robota

W większości klubów i szkółek grafik zajęć żyje w arkuszu kalkulacyjnym albo w głowie właściciela. Wygląda to zwykle tak:

• w poniedziałek ktoś przepisuje grafik na kolejny tydzień,
• zapisy przychodzą trzema kanałami naraz — SMS-em, przez Messengera i "powiem na zajęciach",
• ktoś ręcznie pilnuje, ile jest wolnych miejsc,
• gdy ktoś odwoła, trzeba pamiętać, komu zaproponować zwolnione miejsce.

Każdy z tych kroków z osobna zajmuje kilka minut. Razem, co tydzień, potrafią zjeść kilka godzin — i to nie tych spokojnych, tylko rozrzuconych po całym dniu, między zajęciami.

Co da się z tego zautomatyzować

Cykliczność grafiku. Zajęcia grupowe prawie zawsze mają stały wzorzec: "wtorek 17:00, grupa średniozaawansowana, sala 2". Jeśli system rozumie ten wzorzec, terminy na kolejne tygodnie generują się same — a wyjątki (ferie, święta, przerwa w hali) odznacza się raz, zamiast pamiętać o nich co tydzień.

Limit miejsc. Licznik "ile jeszcze wolnych" nie powinien istnieć w niczyjej głowie ani w kolumnie arkusza. To najprostsza rzecz do zautomatyzowania i zarazem ta, która najczęściej powoduje nieporozumienia ("ale mi Pani mówiła, że jest miejsce").

Lista oczekujących. Tu jest największa różnica między "system rezerwacji" a "arkusz z zapisami". Gdy ktoś odwoła udział, zwolnione miejsce powinno od razu trafić do pierwszej osoby w kolejce — bez wysyłania ofert, czekania na odpowiedź i pilnowania, czy ktoś zdążył kliknąć. Im mniej kroków między "zwolniło się miejsce" a "ktoś na nim jest", tym mniej pustych miejsc na zajęciach.

Przypomnienia. Mail dzień przed zajęciami obniża liczbę nieobecności bez żadnej pracy z Twojej strony — pod warunkiem, że wysyła się sam.

Gdzie automatyzacja się kończy

Nie wszystko warto automatyzować i nie wszystko da się.

Decyzja o przyjęciu na zajęcia często musi zostać przy człowieku — zwłaszcza w grupach, gdzie poziom uczestnika ma znaczenie. Dobry system nie zabiera tej decyzji, tylko ustawia ją w jednym miejscu: lista zgłoszeń do akceptacji, jeden klik, mail do klienta leci automatycznie po decyzji, nie przed.

Wyjątki i uznaniowość. "Pani Kasia prosiła o jedno dodatkowe miejsce dla siostry" — to się będzie zdarzać zawsze. System powinien pozwolić adminowi świadomie przekroczyć limit, a nie zmuszać go do obchodzenia własnych zasad naokoło.

Kontakt z klientem. Automatyczny mail nie zastąpi telefonu, gdy dzieje się coś nietypowego. Automatyzacja ma zdjąć rutynę, nie relację.

Od czego zacząć, jeśli dziś masz arkusz

Nie trzeba zaczynać od wdrażania całego systemu. Kolejność, która zwykle daje najwięcej przy najmniejszym wysiłku:

1. Przenieś limit miejsc poza swoją głowę — nawet do arkusza z formułą. Najwięcej nieporozumień bierze się właśnie stąd.
2. Zbierz zapisy w jednym kanale. Trzy kanały naraz to nie problem klientów, tylko Twój — każdy z nich wymaga osobnego pilnowania.
3. Dopiero potem myśl o automatyzacji cykliczności i listy oczekujących — to największa oszczędność czasu, ale ma sens dopiero, gdy dwa poprzednie punkty są uporządkowane.

MyClass to system rezerwacji zajęć grupowych dla klubów sportowych, szkół i sekcji prowadzących zajęcia cykliczne — grafik cykliczny, limity miejsc i automatyczna lista oczekujących w jednym miejscu.